1. 発送する前に、フォローコールの準備をする
手紙営業のフォローコールでは、送った相手と内容を確認し、会話の目的をそろえることから始めます。発送担当と電話担当が別の場合も、同じ情報を見られるようにします。
架電のタイミングは、発送日だけで一律に決めず、配送方法、到着の見込み、社内配布にかかる時間、相手からの連絡指定を踏まえて設計します。追跡で配達済みでも、本人が読んだとは限りません。
- 送付した企業・部署・役職・氏名と、手紙の控え。
- 発送日、到着目安、確認できた配達状況。
- 電話番号、取り次ぎをお願いする部署、連絡の要点。
- 相手に確認したいことと、商談で話せるテーマ。
2. 受付では、誰から・誰へ・何の用件かを伝える
受付で伝える用件は、実際に送付した手紙と一致させます。既存の取引や約束があるような言い方をせず、会社名・氏名・宛先・提案のテーマを簡潔に伝えます。
「先日お送りしたお手紙の件で」だけに頼らず、どの業務に関係する内容かを一言添えます。担当部署が異なる場合は、取り扱う部門を確認し、無理な取り次ぎを求めないようにします。
〇〇株式会社の〇〇と申します。店舗運営本部の〇〇様宛てに、店舗の教育・運営支援についてお手紙をお送りしました。
ご提案の内容についてお伺いしたく、お電話いたしました。ご担当部署におつなぎいただくことは可能でしょうか。
実際に送付した宛先・商材に合わせるための文例です。架空の企業・担当者を想定しています。
3. 担当者には、手紙を読んでいなくても分かる説明をする
担当者につながったら、まず今話して差し支えないかを確認し、送付した理由を短く伝えます。手紙の到着確認だけで会話を終わらせず、相手の担当範囲と提案テーマの関係を確かめます。
こちらの仮説を説明したうえで、現在の方針や実施時期を伺います。関心があれば、打ち合わせで共有できる内容を伝え、参加者や進め方を相談します。
突然のお電話失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇です。ただいま少しお話ししても差し支えないでしょうか。
先日、店舗運営の標準化に関するご提案をお送りしました。新規出店の方針を拝見し、拠点ごとの育成・運用を整える取り組みでお役に立てるのではないかと考えております。
こちらのテーマは、〇〇様のご担当範囲に関係する内容でしょうか。
相手の返答に合わせて会話を進めます。手紙の開封や、課題の存在を前提にしない例です。
4. 反応ごとに、次の行動を分ける
不在、担当違い、時期の不一致、関心ありでは、次にすべきことが異なります。「アポになったか」だけで整理すると、改善に使える情報が残りません。
| 相手の反応 | 次の行動 |
|---|---|
| 不在・会議中 | 案内された時間帯があれば記録し、連絡を調整する |
| 担当部署が違う | 正しい担当領域を確認し、宛先と仮説を見直す |
| 今は検討時期ではない | 理由と、再連絡してよいかを確認する |
| 資料を先に見たい | 希望する内容・送付先を確認。合意できれば次の連絡方法も決める |
| テーマに関心がある | 打ち合わせの目的・参加者・日程を相談する |
| 連絡を希望しない | 意向を記録し、次回連絡の対象から外す |
5. 活動レポートには、反応と根拠を残す
記録には、対象企業、役職、連絡日、接続状況、相手の発言、次の行動を残します。発言と、担当者の解釈は分けて書きます。
たとえば「見込みなし」ではなく、「今年度は新規導入を予定していないとの回答。次年度の情報提供は可」と残すと、時期を見直す判断に使えます。相手が話していない内容を補って記録しないことが大切です。
接続状況：店舗運営部の担当者と会話。
相手の発言：現在は既存拠点の運用整理を優先している。
担当者の仮説：出店支援より、既存拠点の運用標準化が話題として合いそう。
次の行動：合意した内容の資料を送り、指定された時期に連絡する。
実績値ではありません。発言・仮説・行動を分けるための記載例です。
6. 商談を取った後の引き継ぎまで設計する
商談担当者には、相手の部署・役職、手紙の内容、電話で分かった関心、合意した打ち合わせの目的を共有します。日程だけを渡さず、これまでの会話を踏まえて提案できる状態をつくります。
THRUでは、手紙の制作・発送からフォローコール、商談情報の連携までを支援します。企業・役職・訴求ごとの反応を振り返り、次のターゲット選定と文面の改善につなげます。